Optimaliseren werkprocessen bij een brouwerij

De strategische koers van een grote brouwerij was herzien. Deze koerswijziging heeft o.a. grote consequenties voor de commerciële organisatie op het gebied van marktbewerking, verdeling van de taken tussen front- en backoffice en voor de ICT omgeving. Samen met een klantteam hebben wij de nieuwe processen voor de commerciële organisatie ontwikkeld. Hierbij heeft de organisatie de wens om een efficiency slag in de processen te realiseren, met als focus een FTE reductie bij de backoffice. Om hier invulling aan te geven hebben we de bestaande werkwijze, procedures en functionaliteiten geanalyseerd op toegevoegde waarde en op verspillers (b.v. onhandige routing, onjuiste inzet van mensen (# en kwaliteit), onnodige processtappen, fouten e.d.). Op basis van deze analyse en op basis van best practices hebben we een nieuw geoptimaliseerd procesmodel ontwikkeld en de werkwijze efficiënter en effectiever ingericht. Vervolgens hebben wij gedurende een periode van 9 maanden de nieuwe processen geïmplementeerd door middel van het verzorgen van trainingen, het organiseren van roadshows, het aanbieden van workshops etc. Tenslotte zijn wij gedurende een periode van 2 jaar betrokken geweest als auditor om de opzet en naleving van de nieuwe processen te toetsen en waar mogelijk verder te verbeteren.

Efficiënter inrichten van de bedrijfsvoering bij een groot accountantskantoor

Door het samenvoegen van drie afzonderlijke adviesgroepen van een internationale accountantsorganisatie, is er onduidelijkheid ontstaan in de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden in het administratieve proces. De organisatie heeft de wens om een efficiency slag in de administratieve afhandeling te realiseren. FTE reductie is hierbij een voorwaarde. Om hier invulling aan te geven hebben we de bestaande werkwijze, procedures en functionaliteiten geanalyseerd op toegevoegde waarde en op verspillers (b.v. onhandige routing, onjuiste inzet van mensen (# en kwaliteit), onnodige processtappen, fouten e.d.). op basis van deze analyse hebben we een nieuw geoptimaliseerd procesmodel ontwikkeld en de werkwijze efficiënter en effectiever ingericht. Hierbij is gekeken naar de inzet van mensen, middelen, management, meting en methode. De nieuwe werkwijze heeft een blijvende besparing van 15% gerealiseerd.

Klantgerichter werken na een externe en interne analyse aan de hand van INK.

De sector Facilitaire Zaken (100fte) wil graag meer grip, sturing en (in)richting. Het doel hiervan is tweeledig, enerzijds om het waterschap optimaal te kunnen ondersteunen in het bereiken van haar doelen en anderzijds ook om haar toegevoegde waarde helder te maken. Wij hebben de organisatie ondersteund bij het analyseren van de huidige bedrijfsvoering, door middel van het uitvoeren van een INK positiebepaling. Daarnaast is er een inventarisatie van wensen, eisen en ervaringen onder de stakeholders uitgevoerd.  Samen met de teamleiders zijn interviewrondes met haar klanten gehouden. Op basis van beide analyses zijn interne verbetersessies gehouden en concrete verbeteracties benoemd en opgepakt. Dit is vastgelegd in een concreet jaarplan, waarin o.a. de strategie is verwoord, heldere en meetbare doelen (KPI’s) zijn benoemd en diverse verbeterinitiatieven voor de bedrijfsvoering zijn vastgelegd (o.a. het centraliseren van de helpdesk en het invoeren van prestatiemanagement adhv de balanced scorecard).

Procesoptimalisatie als strategische pijler bij een hogeschool

Een hogeschool heeft recentelijk een structuurverandering doorgemaakt, als onderdeel van een nieuwe strategie. Een belangrijk doel van de nieuwe structuur is het meer procesgericht gaan (samen)werken. Dit is van groot belang om de leerling optimaal te ondersteunen en ook beter aan te sluiten op de maatschappij waarin ze verankerd zijn en vooral ook partner en leverancier van zijn. We hebben de organisatie op verschillende niveau’s en verschillende plekken ondersteunt door de een groot aantal medewerkers op te leiden in het gebruik en toepassing van procesmanagement en de gekozen vastleggingstool, zodat ze zelf de nieuwe processen konden gaan inrichten. Daarnaast hebben we de directeuren van de verschillende faculteiten en diensten getraind in het gedachtegoed van procesmanagement en hoe dit kan helpen als middel om organisaties te verbeteren en te beheersen. Bij een aantal faculteiten hebben we hierna ook ondersteunt bij de verdere inrichting en optimalisatie van haar bedrijfsvoering, die optimaal aansloot bij de nieuwe structuur.

Analyse inkoopproces op efficiencymogelijkheden

Een van de grootste gemeenten staat voor een grote bezuinigingsoperatie, de heroverweging genoemd. De Inkoopfunctie (centraal en decentraal) speelt bij deze bezuinigingen een belangrijke rol. Een van de voorstellen waarin de gemeente mogelijkheden ziet is het terugdringen van de kosten van externe inhuur (waaronder adviesopdrachten). Dat kan eenvoudig door minder in te huren, maar dat kan ook door het proces van deze inhuur beter in te richten. Een reeds ingediend voorstel voor externe inhuur betreft het inrichten van een marktplaats.
Wij hebben geholpen bij het opstelen van een businesscase ‘oplossing(en) inrichting proces inhuur externen”. Onze onderzoeksobjecten van de businesscase zijn de inrichting van het huidige proces, de verandercapacitieit en veranderambitie. Hierbij zijn we, op basis van interviews, gestart met het in kaart brengen van de huidige situatie (o.a. knel- en verbeterpunten, spendanalyse, Inkoopbeleid) Vervolgens hebben we best practices op het gebied van het inrichten van een marktplaats geanalyseeerd. De resultaten hiervan hebben we gebruikt om de reikwijdte van de businesscase te bepalen, waarna een businesscase model is opgezet. Met behulp van het model zijn diverse simulaties uitgevoerd. De resultaten van ons onderzoek inclusief implementatieplan zijn gepresenteerd aan de stuurgroep.

Analyse en implementatie van een efficiëntere en effectievere bedrijfsvoering

De kansspelorganisatie implementeert een nieuwe organisatiestructuur en ICT omgeving . Als gevolg hiervan heeft de directie de wens om de totale bedrijfsvoering (primaire en secundaire processen) te laten doorlichten. Doelstelling hiervan is om mogelijke efficiency en effectiviteitverbeteringen te realiseren met behoud van kwaliteit van de uitvoering van de processen. Hierbij moet ook rekening gehouden worden met de wet- en regelgeving waaraan de organisatie onderhevig is. Wij zijn gevraagd om het traject ‘Processen’ te begeleiden.
Na een analyse van de huidige bedrijfsvoering en toekomstige ICT functionaliteiten hebben we een nieuw procesmodel ontwikkeld. Dit model is tot stand gekomen na diverse interviews en workshops met de belangrijkste stakeholders. Dit procesmodel hebben we intensief gebruik in diverse communicatie uitingen , om zodoende alle medewerkers te informeren over de nieuwe opzet en structuur. Vervolgens hebben we samen met medewerkers de nieuwe bedrijfsvoering ontwikkeld en ingericht. Hierbij is veelvuldig overleg geweest met de overall stuurgroep teneinde conformiteit met de nieuwe organisatiestructuur en ICT omgeving te borgen. Na goedkeuring door de stuurgroep, zijn de processen geïmplementeerd door middel van trainingen, workshops en coaching bijeenkomsten. Na een periode van 6 maanden na afloop van de opdracht hebben we  door middel van het uitvoeren van audits de opzet en naleving van de nieuwe processen getoetst en waar mogelijk verder verbeterd.

Optimalisatie van het inkoopproces door invoering van de P-card

Het Directie Team van een groot waterschap heeft de inkoopbevoegdheid diep in de organisatie neergelegd, en heeft het daarmee voor medewerkers gemakkelijker gemaakt om goederen en diensten aan te schaffen die ze bij de uitvoering van hun werk nodig hebben. Tevens heeft men de administratieve procedures vereenvoudigd en kwalitatief verbeterd en om aan de wens van de medewerkers en leveranciers te voldoen. Inmiddels is het systeem operationeel, maar is er sprake van achterstanden in de financiële administratie. De oorzaak hiervan is achterstand in kennis, in gebruik van tools en in onduidelijkheid van de nieuwe taak- en rolverdeling (processen). Daarnaast  is er sprake van foutgevoeligheid van de data bij de betreffende processen met als gevolg een onvolledige financiële verantwoording en besturing.
Wij zijn gevraagd bij het op orde brengen van de financiële administratie door, naast de procesanalyse, begeleiding en ondersteuning te bieden aan medewerkers van Waternet bij de nieuwe werkwijze van de financiële administratie en de onderliggende systemen. Hiertoe hebben we trainingen en workshops georganiseerd om alle medewerker intensief te begeleiden.
Om het gebruikersgemak voor de kleine inkopen te vergroten en tegelijkertijd een besparing in het proces te kunnen realiseren, hebben we het purchase to pay proces geanaliseerd. Op basis van een businesscase zijn we een project gestart om het P2P proces te optimaliseren. Na het inrichten van een pilotomgeving P-Card en het uitvoeren van de pilot met als doel de voordelen te ‘ervaren’ en te evalueren, hebben we de organisatie begeleid in het doorvoeren van de feitelijke optimalisatie (inrichting en ontwerp, testing, implementatie en overdracht). 

Door tijdsmeting en Lean analyse naar een optimaler kredietbeoordelingsproces

Het management van een internationale bank- en verzekeraar heeft van haar klanten vele klachten ontvangen over de snelheid van afhandeling van het kredietbeoodelingsproces. Wij zijn als projectleider gevraagd om de klachten en het proces te analyseren en te bepalen of en waar verbetermogelijkheden zijn te realiseren. Een analyse van de klachten toont aan dat de gemiddelde doorlooptijd van het proces meer dan 30 werkdagen is. op het proces. Door middel van het uitvoeren van  tijdstudies blijkt dat veel tijd verloren gaat met het wachten op interne autorisaties en beoordelingen. Vervolgens is in overleg met diverse stakeholders (risk, juridisch, finance) bepaald welke autorisaties essentieel zijn voor een juist en betrouwbaar proces, en welke autorisaties minder relevant zijn geworden dankzij bijvoorbeeld geautomatiseerde controles. Vervolgens is met een groep direct betrokkenen een nieuw proces ontwikkeld en geïmplementeerd, wat voldoet aan de eisen en wensen van de diverse stakeholders en tegelijkertijd een kortere doorlooptijd kent. Het geoptimaliseerde kredietbeoordelingsproces heeft geleid tot een verkorting van de doorlooptijd van 10 werkdagen.