De gemeente Almere staat voor grote maatschappelijke opgaven. Met jaarlijks € 500 miljoen aan inkoopuitgaven vraagt de complexiteit van de organisatie om een goed functionerende, professioneel ingerichte inkoopketen. Naast de complexiteit was er ook politieke aandacht voor rechtmatigheid, vond er een wisseling plaats van de accountant én waren er complexe aanbestedingen in het sociaal domein en ICT. Dit leidde tot de vraag: hoe richt je een transparante, robuuste en toekomstbestendige inkooporganisatie in die klaar is voor de uitdagingen van morgen?
PRCS heeft in een dubbele rol als interim-manager Inkoop & Subsidies (35 fte) en als onderzoeks- en veranderpartner geholpen bij het ontwikkelen van een nieuw concernbreed inkoopmodel.
Eerst begrijpen, dan verbeteren
Samen met een breed samengestelde werkgroep bracht PRCS de volledige inkoopketen in beeld gebracht. Er werd een integrale analyse gemaakt van structuur, processen, systemen tot rollen om zichtbaar te maken waar inconsistenties, doublures en inefficiënties zaten. En ook waar de kracht van de organisatie lag.
De conclusie was helder: de organisatie had behoefte aan meer centrale regie, meer uniformiteit en betere sturing. Tegelijkertijd bleek dat een sterkere samenwerking nodig was tussen inkoop, contractbeheer en contract- en leveranciersmanagement. De directie onderschreef deze inzichten volledig en gaf opdracht om verschillende toekomstscenario’s uit te werken.
Vier scenario’s voor een toekomstbestendige inkoopketen
Op basis van best practices, gesprekken met andere gemeenten en interne expertise ontwikkelde PRCS vier realistische scenario’s: twee voor de inrichting van de inkoopfunctie en twee voor contract- en leveranciersmanagement. Elk scenario werd zorgvuldig beoordeeld op onder andere impact, haalbaarheid, organisatorische volwassenheid, bestuurlijke stuurbaarheid en acceptatie binnen de organisatie. Uit dit proces kwam een duidelijk voorkeursmodel naar voren: een inrichting waarin centrale kracht wordt gecombineerd met decentrale nabijheid, met heldere governance en domeingerichte expertise.
Het gekozen model: centrale kracht, decentrale verantwoordelijkheid
Het nieuwe model voor de inkoopketen brengt structuur, professionaliteit en samenwerking samen in één herkenbare keten:
- Eén centraal team Inkoop, geleid door een concernmanager Inkoop & Subsidies, met domeingerichte Lead Buyers (Sociaal, ICT, Bedrijfsvoering/Dienstverlening en Fysiek).
- Contract- en leveranciersmanagement decentraal ingebed in de vakafdelingen, ondersteund door een vakgroep CLM.
- Contractbeheer centraal gepositioneerd binnen het inkoopteam voor betere samenhang in de keten.
- Eén uniform systeem voor Inkoop, CLM en contractbeheer, waarmee de hele organisatie op dezelfde manier werkt.
Deze inrichting zorgt voor één herkenbare keten met duidelijke rollen, consistente werkwijzen en betere sturing op de hele inkoopketen.
Samenwerken in Multi Functionele Teams
Een belangrijk onderdeel van de nieuwe werkwijze is de introductie van Multi Functionele Teams per domein. In deze teams werken inkoop, contractbeheer, contract- en leveranciersmanagement en beleidsafdelingen integraal samen. Hier worden alle inkopen voorbereid en uitgevoerd, van enkelvoudige opdrachten tot complexe Europese aanbestedingen. Deze manier van werken zorgt voor betere voorbereiding, hogere kwaliteit, meer transparantie en meer grip op aanbestedingen met grote organisatorische impact.
Een stevig fundament voor de toekomst
De gemeente Almere beschikt nu over een gedragen toekomstbeeld en een helder uitvoerbaar model voor de volledige inkoopketen. Het nieuwe ontwerp versterkt samenwerking en sturing, vergroot de rechtmatigheid en biedt een stevige basis voor verdere professionalisering. PRCS kijkt met trots terug op deze intensieve samenwerking. Samen met Almere hebben we gebouwd aan een inkooporganisatie die klaar is voor de maatschappelijke en bestuurlijke opgaven van de komende jaren: professioneel, transparant en met meer kracht in de keten.
Marc Schijff