Online vergaderen en werken

Contact houden we met Skype en Zoom. Virtueel werken doen we met Teams, Basecamp en Slack. Er zijn ontelbaar veel oplossingen. Dat zijn allemaal tools waar mensen de afgelopen jaren voorzichtig mee zijn gaan werken. Sommige zijn er heel bedreven in en andere hebben koudwatervrees, maar we helpen elkaar omdat de activiteiten door moeten gaan. En dat betekent weer veel winst. Belangrijke tip: maak, zeker bij vergaderingen met meer mensen, heldere afspraken vooraf over ‘werkwijze’. Door vertraging in beeld en geluid ga je anders snel door elkaar heen praten. En als je niet spreekt, zet je microfoon uit, dat scheelt veel verstoring.

Online projecten

De laatste week kregen we steeds meer vragen van klanten hoe ze de projecten die lopen kunnen voortzetten. Vorige week was een periode van chaos: eerst de operatie continueren en het tijdelijk uitstellen van lopende en geplande projecten. Maar inmiddels ontstaat weer wat meer overzicht en worden stapje voor stapje de projecten weer opgepakt. Vanuit huis. En dat blijkt net wat moeilijker dan online de operationele activiteiten doen.

Complexe versus gecompliceerde projecten

In onze praktijk maken we onderscheid tussen gecompliceerde en complexe projecten. Een gecompliceerd project heeft een duidelijk doel en kun je uitzetten in een projectplanning. Mensen werken aan de verschillende taken. Veel agile projecten passen hier naadloos in.

Complexe projecten hebben een gewenste uitkomst maar die is niet heel scherp. Daarnaast is zo’n project nieuw en afhankelijk van de context. Veel veranderprojecten zijn complex, net zoals proces, strategie, organisatie en cultuurontwikkeling. Maar ook het initiëren van innovaties en nieuwe producten. Dat vraagt een heel andere manier van het opzetten en begeleiden van een project. Daar ga ik graag een volgende keer verder op in. Voor nu is de vraag: kun je zo’n complex project ook voortzetten als iedereen thuis werkt? Of zelfs opstarten?

Tips voor het online complexe projecten doen

De basis hiervoor is het gebruik van de juiste software. Wij gebruiken bij PRCS een aantal dedicated en flexibele platformen. Op maat in te richten voor het type sessie die je wilt opzetten. En interactief om 24/7 (als je zou willen) informatie te delen en aan te scherpen. Maar software is echt alleen de ‘tool’. Op basis van onze ervaring van de afgelopen jaren hebben we een aantal belangrijke aspecten vastgesteld om een project succesvol te maken.

Vertrouwen
Net zoals andere projecten is een gedegen voorbereiding nodig. De juiste communicatie om mensen te informeren over het project en de gewenste uitkomst. Daarnaast is bij werken in groep vertrouwen belangrijk. Nog complexer is dat als mensen niet fysiek bij elkaar zijn. Hoe doe je dat? Dat betekent heel goed nadenken over de opzet van het platform. Wat zijn de eerste stappen in het project? Hoe richt je de sessies is? Waar wil je een combinatie van video conferencing en platform. Welke vragen stel je om te zorgen dat een brainstorm niet alle kanten op gaat? Hoe zorg je voor een eenvoudige omgeving zonder veel afleiding?

Technologie + Zingeving
De technologie is belangrijk, daarover heb ik hiervoor al het nodige verteld. De gekozen software moet geschikt zijn voor het voeren van gesprekken en het delen van verhalen met chats, videos en documenten. Daarnaast is ‘sensemaking’ belangrijk, hoe zorg je dat de software helpt snel orde te scheppen in alle feiten en meningen. In een project hadden we korte 80 video’s van werknemers met een visie op de organisatie. Hoe haal je daar snel de dominante thema’s uit om daarna een vervolgstap te maken. Daar kan intelligente software gelukkig goed bij helpen.

Systeemdenken
De projectleider moet een systeemdenker zijn. Dat betekent dat zo iemand een gevoel moet hebben bij de dynamiek van een groep mensen. Kunnen inschatten welke interventies passen en welke niet wenselijk zijn. Niet alleen intermenselijk, maar ook technisch. Maar bovenal kunnen omgaan met complexiteit en onzekerheid. Dat vraagt een andere stijl dan bij het uitvoeren van een gecompliceerd project. Gedurende het project ontstaat een dynamiek waar voortdurend interventies op moeten plaatsvinden.

Wisdom of crowds
In complexe projecten kun je alleen succes hebben als er verschillende mensen meedoen. Verschillende perspectieven leiden tot inzichten. Hier is dus geen behoefte aan een projectleider die als expert opereert. De facilitator zorgt er juist voor dat meerdere experts hun kennis laten samenkomen. En dat iedereen aan ‘het woord’ komt. De facilitator zorgt voor de structuur en interventies en het contact met de opdrachtgever.

Persoonlijke ervaringen
In mijn ervaring van de laatste 10 jaar heb ik veel en goede ervaringen opgedaan bij het gebruiken van online platformen en bij PRCS passen we het, zeker nu, breed toe. Het doen van complexe projecten met virtuele hulpmiddelen leidt tot betere resultaten dan zonder software, ook in ‘normale tijden. Daarnaast zijn de kosten lager doordat mensen niet naar verschillende locaties hoeven te komen. De gesprekken zijn beter door het ontbreken van ‘groupthink’ (waar men teveel naar elkaar toe gaat redeneren zeker wanneer meningen dominant worden gebracht). Daarnaast vermijd je het uitgebreid bespreken van gevoeligheden in de groep.

Juist in deze crises is de conclusie dat complexe projecten niet stil hoeven te vallen. Sterker nog, nu is de tijd voor een explosieve leercurve waar we met elkaar leren en ontwikkelen en nieuwe methodes hiervoor omarmen. En naast de inhoudelijke voordelen; de files worden er straks ook weer een stuk minder van.

Wil je een korte online demo voor jouw project?

Bel Rik op 06-38229763 of stuur een mail naar rik.berbe@consultancy.adaptivewebdesign.nl