Bij een waterschap vormt de planning & controlcyclus de rode draad in de bestuurlijk-ambtelijke samenwerking. Het vormt het ritme waarin inhoudelijke en financiële verwachtingen, doelen en voortgang besproken worden. En het moet zorgen voor ruimte om wat langer vooruit te kijken en gedegen onderbouwd scenario’s naast elkaar te leggen. Want in tijden van schaarste en soms tegenstrijdige doelen is afweging en kiezen relevanter dan ooit.
PRCS is met de organisatie een onderzoek gestart naar de inrichting en vormgeving van de ambtelijke-en bestuurlijke P&C-cyclus, met als eerste de Kaderbrief 2026-2029. Van belang is dat alle betrokkenen (AB, DB, directie en management) ieder hun verantwoordelijkheid en rol kunnen waarmaken. De inrichting van de P&C-cyclus, zowel bestuurlijk- als ambtelijk, zal hen daarin op het juiste informatieniveau moeten ondersteunen om afgewogen keuzes te kunnen maken, kaders en prioriteiten te stellen en waar nodig bij te sturen. En de daarvoor juiste gesprekken te kunnen voeren om tot de keuzes en afweging en kaders te kunnen komen.
Om die reden hebben we het onderzoek breed ingestoken. En zijn we gestart met een kwalitatieve analyse van de (bedoeling van de) werking van de organisatie en de besturing hiervan. Bestuurlijk en ambtelijk. Qua inrichting, processen en systemen en qua houding en gedrag en samenspel en cultuur.
Met een werkgroep hebben we de werking van de organisatie verder geanalyseerd en hebben we een P&C procesanalyse uitgevoerd. Op basis daarvan zijn we met elkaar tot een advies voor verbetering (in proces, rollen, product en ‘ritme’) gekomen, gericht op de P&C cyclus specifiek en de besturing van de organisatie in brede zin.
Na overname van het advies hebben we de organisatie ondersteunt bij het opstellen van de nieuwe kadernota. Een aantal verbeterpunten die zijn doorgevoerd?
- Heldere rolverdeling en –verwachting tussen bestuur en ambtelijke organisatie in het proces, zodat ieder zijn /haar rol optimaal kan pakken
- Een logischer proces waarin de (tussen)producten in de P&C cyclus in het jaar en tussen de jaren beter op elkaar aansluiten
- Een kaderbrief waarin meer integraal aan de voorkant wordt afgewogen en vanuit breder inzicht scenario’s met het bestuur worden besproken.
Al met al een project waar we met trots op terugkijken!
Remco Griep
Rutger van der Zande