don't panic
artikel

8 stappen om op de Pauzeknop te drukken als ambtenaar/ bestuurder

De werkdruk bij ambtenaren is onverminderd (te) hoog. Gezondheid, effectiviteit en welzijn staan onder druk. Als gevolg hiervan krijgen we door inefficiëncy ook minder voor elkaar dan we willen. In dit artikel gaan we in op de 8 zaken, onderverdeeld in: het, wij en ik tips, die je als individu en als afdeling kunt doen om op de pauzeknop te drukken.

HET

De eerste tips zijn HET-tips die gaan over technieken, planningen en hulpmiddelen. Ze staan in veel artikelen over Timemanagement en worden behandeld in trainingen. 

1. Wat zijn dé 7 tot 10 hoofdtaken van jou/ de afdeling?

Het antwoord op deze vraag bepaalt wat belangrijk is, bij jouw werk hoort en wat je te doen hebt. Al het andere valt daarbuiten en is niet aan jou. Dat betekent niet dat het niet gedaan moet worden of niet belangrijk is voor de organisatie, maar niet door jou. Koppel daar het aspect tijd aan en of het een energiegever of -nemer is en je hebt een prachtig inzicht in de werkzaamheden. 

2. Maak een planning op middellange termijn

Maak deze planning zowel op individueel als op afdelingsniveau. Het doel van de middellange termijnplanning is om te kunnen besluiten of je nog werk kunt accepteren of niet. Hij geeft aan of je op termijn vol zit of niet. 

3. Hanteer simpele regels rond Agenda, Mail en Todo

Deze zijn eenvoudig uit te leggen en in de praktijk blijkt het een uitdaging. De meeste regels zijn waarschijnlijk al bekend, maar worden nog niet altijd nageleefd. 

Samengevat is dé timemanagementregel in het HET-gedeelte: Zet alles wat je te doen hebt op volgorde van belangrijkheid, begin met de bovenste en stop niet voordat het af is.

 

WIJ

Het WIJ-gedeelte gaat over het verdedigen van het tijdsbudget. De communicatie met de belangrijkste stakeholders komt hier aan de orde. 

4. Maak een Stakeholderanalyse en bespreek met hen de werkdruk

De Stakeholderanalyse kent twee kanten: de opdrachtgevers en de verdedigingslinie. 

De opdrachtgever: maak een lijst van iedereen en/of iedere instantie die het team werk geeft. Deze opdrachtgevers rangschik je naar impact op de werkdruk en bespreek dan met de Top 5 wat je kunt onderhandelen over werk, timing, hoeveelheid, manier van druk uitoefenen, alternatieven, etc. 

De verdedigingslinie zijn die mensen die je kunt inzetten om bovenstaand gesprek te voeren en/of om de afdelingsplanning op orde te krijgen. Vaak is van een hoop werk al lang van tevoren bekend wanneer het binnenkomt en kan het ingepland worden (zie Middellange termijnplanning). Ook kan je verdedigingslinie de opdrachtgevers aanspreken en beïnvloeden. 

5. “Nee” zeggen gaat makkelijker, wanneer er een dieperliggend “ja” tegenover staat

Naast dat dit natuurlijk vraagt om helderheid rond de vraag wat nu werkelijk belangrijk is (zie punt 1. Wat zijn de 7 / 10 hoofdtaken?) is het ook van belang om wanneer er extra werk jouw kant opkomt, om je eigen verdedigingslinie op orde te hebben. Wat zijn alternatieven voor “Ja, kom maar, dat doe ik wel even”? Naast “Nee” is er nog een hoop andere mogelijkheden. 


IK

6. Wat is mijn IKIGAI?

Kortgezegd: wat is mijn reden van bestaan in de organisatie? Om tot dit antwoord te komen dien je vier vragen te beantwoorden: 

  • Waar hou ik van? 
  • Waar ben ik goed in?
  • Wat heeft de organisatie nodig?
  • Waar word ik voor betaald?

IKIGAI

Wanneer je de antwoorden dan zo kunt rangschikken als in bovenstaand diagram, dan krijg je antwoord op de vraag waarom je je werk op spierkracht of op souplesse doet. 

7. Focus aanbrengen

Om focus aan te brengen, leggen we eerst uit welke vormen van focus wij hanteren. Drie zijn er onder de maat, één is er goed en één is te veel van het goede. 

88 speerpunten

In de praktijk komen we meestal de 88 speerpunten-variant tegen. In Crisis-situaties zoals afgelopen anderhalf jaar kwamen we de onderste twee en de bovenste ook tegen bij organisaties. Om een beperkt aantal scherpe doelen te definiëren, dien je als team heel goed te kunnen begrenzen. 

8. De energiebalans op orde houden 

De vragen die je jezelf kunt stellen:
Wanneer laat ik de accu leger lopen? 

Ook wanneer je werk doet dat je leuk vindt, loopt de accu een beetje leeg. Wanneer de druk /stress hoger is, loopt de accu sneller leeg.
Wanneer laad ik de accu weer op? 

Dit hoeft niet alleen vakantie te zijn, er zijn ook kleinere activiteiten waar de accu (snel) kan opladen: een avond of weekend zonder werk, kleine pauzes inlassen tussen vergaderingen in, ieder uur even kort pauzeren (microbreaks om niet alle zuurstof uit de dag te halen), ademende agenda creëren waar deze microbreaks voorkomen dat je uitgeput thuis komt. 

Kortom: wanneer je gezamenlijk onderzoekt wat er te doen is, wie de opdrachtgevers zijn, hoe met elkaar de tijdvreters aan te spreken en gezamenlijk te kijken wat nodig is en om de energiebalans op orde te houden, dan is het mogelijk om op een vitalere manier te werken en de medewerkers gezond te houden. 

Lees de uitgebreide versie van dit artikel op https://teammeter.nl/pauzeknop/

Door: Michiel Kochen

DONT PANIC