nieuwe hybride werken 2022
blog

Het nieuwe hybride normaal

Na 2 jaar in de pandemie te hebben geleefd en gewerkt is het nieuwe alweer wat normaal geworden. We weten inmiddels dat de tijd van douche via koffiezetapparaat naar de Teamsvergadering hooguit vijf minuten duurt. Dat een lockdown een tijdelijke stop is in de tijd en dat thuiswerken mogelijkheden geeft in werk en privé, die we niet hadden kunnen bedenken.

Explosief online
We hebben ons aangepast en volop gestort op online werken en leren. En zijn daarmee efficiënter geworden. Wat we terugzien aan een enorm aantal dagelijkse meetings via Microsoft Teams: er werd zelfs een record gebroken van 2,7 miljard vergaderminuten in één dag. Die tijd werd niet alleen ingezet voor werk, maar ook voor onderwijs, volgens wereldwijd onderzoek van Microsoft. Gemiddeld vergaderen we een uur per dag meer dan voorheen, zijn de werkdagen niet meer gehouden aan een 9 tot 5 indeling en zijn er zo’n 13% meer mensen aanwezig in een vergadering.

Werknomaden
Als werknomaden zijn we niet meer gebonden aan tijd of plaats. We hebben geleerd om te gaan met de nieuwe en continu onvoorspelbare situatie. En doen een beroep op onze veerkracht, weerbaarheid, creativiteit, flexibiliteit. We ‘blenden’ tijd en ruimte naar wat we te doen hebben en naar wat er kan. Het ‘kantoor’ is nu meer dan het gebouw waar we ons eerder verzamelden. Het is ons huis, de tuin, een camper, een rental office, een huurhuisje op Landal, een vakantiehuis in Spanje of het bos op de Veluwe. We zijn rijker geworden in waar we werken en hoe we werken. Bijvangst is dat we minder last hebben van kantoortoerisme van collega’s die ongevraagd binnenlopen, minder onderlinge ergernissen over te laat komende collega’s en we kunnen meer selecteren met wie we wanneer op kantoor willen en kunnen zijn.

Fluïde
We mixen online en live steeds vloeiender in onze agenda’s en afspraken. We hebben wandel-gesprekken met collega’s en leidinggevende. Nemen weer meer tijd voor rituelen als de Beeldborrel ter vervanging van de VRIJMIBO (vrijdagmiddagborrel), het rondbrengen van borrelpakketten of sinterklaascadeaus, drive-through Kerstbijeenkomsten en digitale Oud & Nieuw meetings. Het leveren ons onverwachte ontmoetingen op en nieuwe taal die deze nieuwe tijd duiden, als ‘contactarmoede, huidhonger, hoestschaamte, Zoomen, Teamen, Webexen, anderhalvemetersamenleving, raamvisite, Zoom/ of Scherm-moe’.

Productieve Precisie
In deze combinatietijd ‘verzakelijken’ we overleggen, nemen we letterlijk minder tijd voor kleine sociale bijpraat-gesprekjes wat leidt tot een hogere productiviteit. Maar om elkaar goed te verstaan hebben we ook de context en dat fijnmazige (kleine) contact nodig om te begrijpen wat er nodig is. Om gevoel te verstaan en te zien. Omdat we die fijnmazige contacten ontbreken, vraagt hybride werken meer bewustzijn en daardoor meer voorbereiding en meer precisie op taal, vorm, inhoud, resultaat en relaties.

Sharing is Caring
Ook de online platformen nemen in aantal toe. Ze brengen gelijkgestemden bij elkaar en verkleinen de afstanden. Vormen digitale communities waar leden zich emotioneel en mentaal verbonden voelen. Platformen voor opleidingen en cursussen vullen zich moeiteloos met honderden deelnemers. Het wereldwijde thuiswerkexperiment heeft ons geleerd dat professioneel en kennisintensief werk uitstekend deelbaar en digitaal werkbaar is. Sharing is caring. 

Relatiearmoede en verbindingsgemis
De prijs die we hiervoor hebben betaald is er ook. Van klanten horen we terug dat ze een voelbare achteruitgang in verbinding, persoonlijk contact en betrokkenheid ervaren. De worsteling: binden en boeien van medewerkers is nog lastiger dan voorheen. Teamvorming en ‘richten’ daarmee ook. En tegelijkertijd nog meer noodzakelijk dan voorheen. In de laatste monitor van de Waarde van Werk (Goldschmeding Foundation 2019 + 2021) geeft 31% van de werkenden aan dat de sociale contacten in het werk sinds de coronacrisis zijn verslechterd. Ergens bij willen horen en je onderdeel voelen van een team is lastig als je elkaar niet of weinig live ontmoet. Zo zijn er genoeg voorbeelden van nieuwe medewerkers die al een jaar bij de organisatie werken en nog maar een handvol collega’s live hebben ontmoet. Alleen in contact met anderen horen en zien we wat de ongeschreven cultuurregels zijn van het bedrijf, en kunnen we ons lidmaatschap actief gaan vullen.

De subtiele nuance verdwijnt vaak in het online werken. Het elkaar echt kunnen begrijpen, kunnen zien of iets aankomt of iemand raakt is lastig. De ‘normale’ zintuigen die je tijdens overleg inzet, vragen meer energie om toegepast te kunnen worden. Oogcontact tijdens een gesprek is belangrijk. Dit verhoogt namelijk het verbindingshormoon oxytocine en verlaagt stress. Om dit effect te bereiken tijdens een virtuele meeting zetten gebruikers van Microsoft Teams de camera twee keer zo vaak aan sinds we thuiswerken.

Hybride is ‘here to stay’
Voorspellen is moeilijk, vooral als het de toekomst betreft. En toch lijkt er een aantal zekerheden op te doemen. Het hybride werken krijgt vaste voet aan de grond. We werken tijd & plaats onafhankelijk, het kantoor wordt onze als een ‘werk-, inspiratie- en ontmoetingsplek en medewerkers zijn de nieuwe nomaden die autonoom hun werk doen in gelegenheidsteams en zich verbonden voelen door zowel de financiële zekerheden en ontwikkelmogelijkheden als de waarden en missie van het bedrijf.

Het hybride kwartet: 4 kaarten zijn van belang om hybride werken een stap verder te brengen. We delen ze graag.

1. Hybride werken is geen one-size-fits-all
Iedere functie vraagt een andere afstemming op wat nodig is. Maak het een teamprioriteit om te spreken over hoe we hybride werken vormgeven als team, waarbij we aandacht besteden aan zowel inhoud, taken, vakontwikkeling, resultaten, aan de werkprocessen en doelen als aan hoe het team een thuisbasis is voor de leden, welke tijd we willen investeren in de samenwerking en elkaar. Dit vraagt afstemming, onderhandelen en kortcyclisch experimenteren. ‘Doe en leer van wat werkt’ is hierbij het devies.

2. Afstemming van processen en werkstromen nog relevanter
Wanneer plaats en tijd meer fluïde worden, zullen de processen en werkstromen in de toekomst nog beter afgestemd moeten worden. Coördinatie, samenwerking, workflow, primaire en secundaire processen dienen nog beter bekeken te worden in het ontwerp van nieuwe werkomgevingen. Zijn bijvoorbeeld alle overleggen nog wel zinnig? Wie moeten daarbij zijn (op welk moment van het overleg)? Kunnen taken ook geautomatiseerd worden of op afstand gedaan worden. Andere tijden vragen soms om ander ontwerp.

3. Thuiswerken vraagt individueel maatwerk
We zien dat het potentieel om piekprestaties te leveren afhankelijk zijn van individuele behoeftes en omstandigheden. De medewerker, die ruim behuisd is en waar de kinderen het huis uit zijn, zal misschien sneller thuis geconcentreerd kunnen werken, dan de jonge ouder van 4 (soms naar) schoolgaande kinderen die in het centrum van de stad woont. De laatste zal behoefte hebben om af en toe geconcentreerd op kantoor te kunnen doorgaan. Introversie en Extraversie lijken hier ook een rol in te spelen. De eerste groep heeft minder behoefte aan iedere dag collega’s live te zien dan de laatste groep. Toch is een aantal zaken duidelijk geworden de afgelopen jaren: we hebben allemaal behoefte aan persoonlijk live contact.
Het verschil dat maatwerk oplevert vraagt om goede gesprekken en toelichting, omdat het bijdraagt aan meer ongelijkheid in teams en tussen mensen. Niet erg, als het plaatsvindt in gesprek en de samenwerkingsrelaties op orde zijn.

4. Relaties zijn het nieuwe goud
Verbinding in het team en tussen mensen is noodzakelijker dan ooit en het gaat niet (meer) vanzelf als er meer (fysieke) afstand blijft. Ontmoetingen, activiteiten, samen geplande (buiten)gewone ervaringen opdoen, goede gesprekken. Social skills zijn belangrijk om het sociale weefsel op peil te houden in het team of de organisatie. Het gesprek en de ontmoeting wordt een key-item op de agenda van iedere manager. De vraag hoe we mensen behouden, waardevolle samenwerkingsrelaties onderhouden, teams samenbrengen en samenbouwen aan resultaat en inhoud is de taak van ieder lid en leider. Een wederzijdse verantwoordelijkheid. Waarin we elkaar uitluisteren. En (vormen van) overleg differentiëren op complexiteit qua inhoud of relaties (waar past ‘live’ ontmoeting beter, wat kan digitaal). Met een potentieel andere functie van het fysieke kantoor: meer toegespitst op en ondersteunend aan het ontmoeten in plaats alleen op het fysieke werken. Naast het nieuwe digitale werken. En lukt dat niet op de ‘ouderwetse’ digitale manier, dan zijn er voldoende andere mogelijkheden die zich in de loop van de tijd verder zullen ontwikkelen: Virtual Reality, social platforms om elkaar bijna live te ontmoeten, google glasses, remote teaming op unieke locaties.

Samenvattend: 2022 wordt in onze ogen het jaar van het samenbrengen.
We weten dat hybride werken blijvend is. We zien dit niet als een bedreiging, maar als een kans om productiever én zinvoller te kunnen werken. Het vraagt ook onderzoek en inspanning om organisatorische en individuele behoefte mee te nemen in het hybride ontwerpproces.

Nieuwe Hybride werken 2022