Duurzame transformatie: de kracht van samen?
De maatschappij staat voor grote uitdagingen. Klimaatadaptie, energietransitie, het stikstofdossier. En woningnood. Om maar wat te noemen. En dat alles in een steeds kleiner wordende ruimte. Uitdagingen op thema’s die voorheen wellicht nog wat ‘solitair’ waren en ook meer eenzijdig konden worden bekeken en ‘gestuurd’, overlappen steeds meer en kunnen niet meer los van elkaar worden bezien. Rondom die uitdagingen zijn in ons land veel verschillende partijen actief. En leven dus ook veel verschillende belangen en inzichten en ‘waarheden’. Alleen kom je er niet meer uit. Het vraagt van belanghebbenden om vanuit hun eigen belangen en inzichten meer de gezamenlijkheid op te zoeken. En vanuit daar te komen tot gezamenlijke afgewogen keuzes. Organisatiegrenzen vervagen, meer ecosystemen ontstaan. Samen tussen partijen, samen met en tussen organisaties en daarmee ook samen in organisaties en medewerkers.

Hoe wil je daarin mee als organisatie en wat vraagt dat?
Als bestuurder, als directie, zie je de omgeving veranderen. Meer opgaven die op je afkomen en wat van je organisatie vragen. Soms tegenstrijdig zijn dus het vraagt meer prioritering. En voorleggen van keuzes, want niet alles kan. Waarbij je scherp hebt hoe andere belanghebbenden buiten de organisatie hierin bewegen. En wat dat voor jou betekent en van je vraagt. Waar je voorheen als organisatie of -onderdeel meer ‘solitair’ kon komen tot afwegingen met een grotere voorspelbaarheid, is er nu meer samenspel nodig. Binnen je organisatie en ook met buiten.

Dat vraagt veelal een fundamentele organisatieverandering. Het is nodig om mee te kunnen in de sneller veranderende en meer veeleisende omgeving. Met de uitdagingen en kansen die daaruit naar voren komen. Om relevant te blijven.

Als medewerker zie je deze noodzaak tot veranderen soms minder. Je werkt in een mooie organisatie met een mooie bedoeling. Het is er prettig. Het werk is relevant en leuk. En toch, als je wat kritischer kijkt, zie je ook dat er weinig keuzes gemaakt worden. En er soms wat kaders ontbreken. De organisatie wordt geleefd door vandaag en worstelt met focus op de juiste dingen, toekomstgericht. De sense of urgency ontbreekt, dus het is nog niet belangrijk.

Dat er voor je gevoel weinig gestuurd wordt, en dat je daar wellicht ook niet zo sterk om vraagt. Want die ruimte maakt ook dat je vanuit jouw zicht op de werkelijkheid kan sturen op wat jij denkt dat goed is. Vanuit de beste bedoelingen met een prettige autonomie als bijkomstigheid. Ruimte om te doen wat jij goed en leuk vindt. Die ruimte kon ook, want de organisatie kon het voornamelijk zelf ‘bepalen’. Maar je merkt dat er vaker tegenstrijdige doelen gesteld gaan worden. Waarin ook jij keuzes moet maken. Gaten worden dichtgelopen, noodverbandjes komen op rek te staan. En ergens wil je daar wel meer kaders in en mag er ook wel wat scherper worden gestuurd. Maar dan wel graag op jouw manier zonder dat jouw inzicht, waarheid en belangen te veel worden aangetast.

Doorbreken van schotten vraagt PARTicipatief veranderen.
De organisatie moet net als buiten ook binnen meer vanuit gezamenlijkheid gaan werken. Dit betekent ander samenspel. Omdat de grenzen buiten tussen organisaties meer vervagen, moeten ze dat binnen ook. Minder denken en handelen in silo’s en meer vanuit gezamenlijk belang. Leren kennen van elkaars perspectieven en afwegen vanuit een bredere blik. Zodat je samen tot betere afweging en prioritering komt. Door dat intern te doen, kom je zowel binnen als buiten beter beslagen ten ijs. Partnerschap met buiten vraagt ook om partnerschap binnen in je organisatie. Dit partnerschap binnen zien we nog niet altijd terug bij organisaties. Gezamenlijkheid is goed PARTicipatief te versterken. Hierdoor leer je elkaars perspectieven beter kennen. Participatief veranderen helpt je naar elkaars belangen te zoeken dit proces ook te leren. Leren door te doen en te ondervinden. Gaan wennen dat samen komen tot een keuze ook kan en soms juist ook moet schuren. En dat je de scherpte op kan zoeken en tegelijk de relatie goed kan onderhouden. Je wilt dat het werken aan en in nieuw samenspel in de haarvaten gaat zitten, dat het duurzaam is. Dat het de organisatie en haar mensen helpt. Het werk meer samen, slimmer en logischer aan te pakken.

Gezamenlijkheid en participatie helpt ook bij herkenning en erkenning van waar je heen wilt en wellicht ook moet. En waar je vandaan komt en misschien ook van weg wilt. Dit neem je mee in de afweging wat je samen te doen en te laten hebt om tot de gewenste of benodigde verandering te komen.

PARTicipatieve organisatieontwikkeling: wat is het?
Het PARTicipatief ontwikkelen van je organisatie is een aanpak om een verandering aan te vliegen met de stem van een ieder erin én een manier om naar de wereld en de mensen in je organisatie te kijken.

PARTicipatie kent veel verschillende vormen en gradaties. En daarbij ook andere spelregels. Participatie gaat van informeren en meebeslissen tot aan co-produceren en zelfbestuur[1]. Deze niveaus gaan samen met elk hun eigen spelregels. Zodat er voor iedereen duidelijkheid is waarover je mag meedenken en -doen en waarover niet. Op die manier ontstaat er een veilig speelveld. Dezelfde niveaus waarop er geparticipeerd kan worden kan je bij verandering ook hanteren.

PARTicipatieve transformatie: aspiratie of transpiratie?
We kiezen vaak voor een participatieve aanpak bij klanten. Omdat we erin geloven. Toch is de praktijk ook flink weerbarstig. Participatief veranderen kost tijd. En moeite. Het is een lastiger proces en lijkt meer onrust te geven. En wat levert het je echt op? We zetten de positieve waarde en de te nemen moeite op een rij.

Waarom we transformatie op participatieve wijze omarmen:

De hedendaagse complexiteit vraagt om meerstemmigheid
Het zit hem al in de naam. PARTicipiatief, als in ‘je bent allemaal een (onder)deel van de verandering’. PART van partnerschap. Het gaat dus om gezamenlijke wijsheid uit de organisatie ontsluiten. Alle breinen en harten aan tafel benutten. De wereld met al haar vraagstukken is namelijk te complex om in je eentje aan je eigen tafel op te willen lossen. Je hebt elkaar nodig, een (sociaal) ecosysteem met elkaar te bouwen en onderhouden. Om te zien wat je zelf niet ziet.

De brug bouwen terwijl we er overheen lopen
Je wilt naar B: de verantwoordelijkheid lager in de organisatie om wendbaarheid te vergroten. En meer eigenaarschap, pro-activiteit en zelf oplossend vermogen. Met teams die zichzelf versterken en op ‘dikte’ zijn. Participatief veranderen dwingt je om van A naar B te gaan via B.

Wat houdt dat in? Organiseren en veranderen volgens de principes van je doel, daar waar je naar toe wilt als organisatie. Het is niet alleen een methode of planmatige aanpak om van de huidige situatie (A) naar je gewenste doel (B) te gaan. Het is de nieuwe manier van denken en handelen die je nastreeft in de nieuwe situatie eigen maken, door dit al vanaf de start toe te passen. Zodat je zelf ‘het nieuwe’ doet en al doende leert. Hoe onwennig dat ook is. Het is een ontdekkingsreis die je met elkaar aangaat volgens de principes van de gewenste verandering.. En je onderweg naar het eindplaatje bijdraagt aan een lerende organisatie. Je met elkaar de skills en mindset ontwikkelt die hiertoe nodig zijn, in het werk en in het proces zelf.

Oefenen om relationeel steviger te worden ten behoeve van het verduurzamen van de gewenste verandering.  
PARTicipatief kan niet zonder het belang van de relatie tussen alle individuen vooraan te plaatsen. Met respect voor elkaar en elkaars inbreng. Waarin je toelaat dat ieders inbreng het proces en jezelf transformeert. Let op, dit is niet te verwarren met polderen of een compromis sluiten. PARTicipatief betekent niet naar het gemiddelde bewegen. Het is de scherpte met elkaar opzoeken, op een respectvolle manier. Ten gunste van het beoogde doel, met open vizier zodat we elkaar in de ogen kunnen blijven kijken. Mee kunnen denken zorgt ook voor een grotere acceptatie. Omdat ook jouw stem in de afweging is meegenomen. Je gehoord bent en er dus toe doet.

Daar waar het toch wat moeite kost, en wat je met elkaar hebt te tackelen:

Verkeerde en/ of te hoge verwachtingen van waar men over mag beslissen
We zien misvattingen ontstaan over wat PARTicipatie is en wat het van eenieder vraagt. Een groot afbreukrisico, ontstaan door onduidelijke of gebrek aan communicatie. Ik mag meedenken, maar word toch niet gehoord. Ik heb mijn stem gegeven maar er is niks mee gedaan. Het vraagt helderheid, kaders en spelregels van participeren.

Je maakt nooit iedereen blij: Waarheidsbubbels en ieders eigen mentale model
Het kost tijd. De meerstemmigheid zorgt voor veel perspectieven en deelwaarheden. Hier draait het juist om. Door ze samen te brengen en met elkaar af te wegen kom je tot optimale keuzes. Maar dat hoeft en zal zeker niet ieders eigen ideale keuze zijn vanuit zijn of haar perspectief en (eigen)belang. PARTicipatie betekent daarmee ook dat een deel teleurgesteld zal worden en zal moeten loslaten voor het grotere geheel. En hoe ga je daarmee om?

De koers is niet voorspelbaar, het eindresultaat daardoor ook niet of minder
PARTicipatief ontwikkelen is in zichzelf een onderzoekend proces. Het is niet voorspelbaar. De situatie kan vragen om anders te doen besluiten en de koers te wijzigen. Dat gaat in tegen principes en aannames die vaak al lang in het organisatie DNA zitten. Dit voelt over het algemeen wrang en brengt vaak veel onrust met zich mee.

Geruisloos en zonder onrust veranderen is een illusie
Als je PARTicipatie gebruikt om onrust te voorkomen dan kom je meestal van een (deels) koude kermis thuis. Juist door meer mensen te betrekken en de afwegingen beter door te spreken, organiseer je ook mogelijkerwijs beter gevoed tegengeluid. En veel verandering raakt ook de mensen die participeren, dus persoonlijke belangen steken ook daar altijd de kop op.

Er blijft altijd een groot deel die niet participeert
Je kunt nooit de hele organisatie betrekken, je werkt altijd met een ‘afvaardiging’ van. Deze afvaardiging is daardoor beter ingelezen op het hoe en waarom van de verandering en kent de discussies en achtergronden die onder elk besluit ten grondslag liggen. Er zal altijd een groot deel van de organisatie blijven met kennis- en informatieachterstand. Met eventueel ongenoegen en een mindere wil om te participeren effect.

Wat maakt dat we het dan toch doen en erin geloven?
Meer obstakels te tackelen dan voordelen, lijkt het. Toch wegen de voordelen zwaarder. Wij doen het omdat het organisaties verder brengt. Omdat het organisaties laat groeien, écht transformeert. Niet alleen de wijsheid, denk- en doekracht van de organisatie en haar mensen goed inzet ten gunste van je einddoel. Ook omdat je gaandeweg met elkaar de gewenste verandering al aan het worden bent, de juiste skills en mindset hiervoor met elkaar ontwikkelt. Luisteren, nieuwsgierigheid en de nederigheid dat je het ook niet altijd weet. Het is dus geen tijdelijk kunstje, jij bént de verandering en transformatie, samen met je medereizigers.

Alleen ben je sneller, samen kom je verder.
We weten, het is een cliché. Én het is waar. De weg van PARTicipatief ontwikkelen is in zichzelf een onderzoekend proces. Het is niet voorspelbaar. De situatie kan vragen om anders te doen besluiten en de koers te wijzigen. Dat gaat in tegen principes en aannames die vaak al lang in het organisatie DNA zitten. Je komt misschien onbegrip en onrust tegen, en zeker ongeduld. En je komt verschillende opvattingen tegen, andere mentale modellen. Je tegenover zal willen weten hoe serieus je PARTicipatie bedoelt. Je wordt uitgedaagd, en de verschillen komen duidelijker op tafel te liggen, tenslotte vraag je mensen om zich te uiten. Het vraagt loslaten, vragen stellen en vertrouwen enerzijds en aanpakken en je inmengen anderzijds. Het vraagt uithoudingsvermogen en vertrouwen in het tegengeluid. Het vraagt van jou bewust ander gedrag dat onrust en verwarring kan veroorzaken (niet alleen bij jouzelf). Alles wordt explicieter: zowel de hoop als de boosheid en het ongenoegen. “Gedoe” komt eerder in het proces op tafel. En als je het goed aanpakt, kom je ook nog in een fase van niet weten. Dus heel eerlijk: het duurt langer dan een nieuwe organisatie met een klein groepje te bedenken, op papier te zetten en te besluiten.

Het is geen lineair proces. In elke nieuwe fase in de organisatieverandering heroverweeg je welk niveau van PARTicipatie op dat moment passend is, met de bijbehorende skill-sets voor ieder individu én spelregels. Hoe helderder je hierover bent in je communicatie en eigen gedrag en intenties, hoe makkelijker het wordt om je te volgen.   Afhankelijk van daar waar je als organisatie, team en het leiderschap staat. En de mate van verandering die nodig is. Daarom is het te gemakkelijk om te zeggen dat dit dé manier is om je organisatieverandering vorm te geven. Weeg de keuze voor participatieve organisatieontwikkeling dus goed af.

Wat is er, volgens ons, voor nodig om het te laten slagen?

Kies de meest passende mate van participatie. De mate van PARTicipatie moet aansluiten bij waar de organisatie nu staat en straks wil staan op de volwassenheidsladder van het gevraagde einddoel. Wil je wendbaar zijn? Dan is het goed om verantwoordelijkheid laag in de organisatie te hebben. En kan participatie helpen die verantwoordelijkheid te (leren) nemen.

Daarnaast moet het einddoel en hoe je daar tot besluitvorming wilt komen ook ‘model staan’ voor hoe participatief je de verandering wilt vormgeven. Als je over de feitelijke vorm te geven verandering weinig aan anderen kunt overlaten en er is geen ruimte voor inbreng en aanpassing op eerder gemaakte keuzes, dan past een hoge mate van participatie minder.  Het vraagt bewustzijn van wat je ook echt kunt en wil loslaten qua keuzes en kaders als ‘de crowd’ dit vindt. Welke kaders zijn beïnvloedbaar en wat staat vast?

Communicatie is key. De juiste informatie op het juiste moment. Waar staan we nu in onze ontwikkeling? In welke fase van PARTicipatie bevinden we ons, en welke spelregels horen daarbij. Tot gister was dit het punt, was het die fase, nu is het deze fase. Het samen wel weten, én het samen niet weten. Je zult gaandeweg ergens op terug moeten komen, dit benoemen en met elkaar oké vinden.

Mindset shift. Voor iedereen. Niet alleen voor het management. Of de medewerkers. Afhankelijk van het PARTicipatieniveau en de fase waar je in zit. Soms ben je als directie of management later op de hoogte en zijn de teams verder in het proces, beschikken over meer informatie en kennis van bijbehorende initiatieven. Het vraagt loslaten, vertrouwen houden in het proces, je eigen spanning en die van anderen weten te reguleren. Open en nieuwsgierig blijven, zeker als het even lijkt tegen te zitten.

Incongruent durven te zijn. PARTicipatief ontwikkelen is iets waar je naar toe werkt, met elkaar. Dit betekent nieuw gedrag leren, nieuwe vorm van samenwerken, dingen ontleren. Dit kan niemand in één keer goed. Durf dan ook incongruent zijn. In contact met elkaar. Het is soms even niet weten, en daar open over zijn, en gezamenlijk uitkomen. Een lerende organisatie bouwen.

Slack creëren voor de onrust, het uitproberen én de successen. Veranderen is een onrustig proces. Creëer bewust tijd en probeerruimte. Voor het gesprek, om het even niet eens te zijn met elkaar. Nieuw gedrag aanleren door het met elkaar toe te passen. Dit is dus ook falen, gedoe op tafel uitnodigen, veel oefenen. Het kost tijd en veel reflectie. Je kunt niet ineens eigenaarschap verwachten, wanneer alles eerst altijd uitgekauwd werd. Of als bestuur faciliterend te zijn, daar waar het doorgaans de bedenker en initiator was.

En sta stil bij de kleine stappen in de verandering. Dit met elkaar vieren. En slack, om even niets te hoeven, een dagje de handdoek in de ring te gooien. Om ‘m daarna weer gezamenlijk op te pakken.

Zorg voor een goede spiegel. Eentje die met respect en goed onderbouwd laat zien wat je nu echt aan het doen bent. Wellicht iemand die wat plezierig ontwricht. Niet om het ontwrichten zelf, maar juist omdat veranderen hand in hand gaat met soms het evenwicht verliezen, om je heen kijken en een nieuw perspectief ontdekken.

Start klein en stuur bij. Het werkbare PARTicipatieniveau hangt af van hoe open of gesloten een organisatie is. PARTicipatie is niet op alle vragen het juiste antwoord, is geen duizenddingendoekje. Heb die dus ook niet, en neem eerst tussenstap. Bijvoorbeeld: beginnen met klein en veilig. Gesprekken met teams op de werkvloer, en daar waar het anders kan dichtbij inspraak krijgen. Tegelijkertijd de spelregels binnen je organisatie hierin mee laten ontwikkelen. Breid het stap voor stap uit. En wees dus bereid om je koers bij te sturen. Vergeet niet: leg altijd uit waarom, en waarom niet.

Kortom: De moeite dubbel en dwars waard.
We hebben elkaar steeds meer nodig in deze tijd. Buiten organisaties zoeken we elkaar steeds meer op. We gaan meer en meer werken in ecosystemen. En benutten kansen door die samen op te pakken zodat we (maatschappelijke) opgaven het hoofd kunnen bieden met meerdere partijen. Samen vraagt daarmee afstemming. Om te komen tot afweging van ieders belang en inbreng. Een lastig maar ook noodzakelijk proces om de complexiteit het hoofd te kunnen bieden en ook echt samen tot keuzes te komen. Wat voor buiten geldt, geldt ook voor binnen. Meebewegen met de buitenwereld vraagt verandering van binnen. Meer oplijnen, krachtiger samenspel en komen tot afweging en keuzes omdat niet alles kan op de manier die vanuit een enkelvoudige blik logisch lijkt. Het vraagt daarmee ook om continue ontwikkeling van je organisatie. Hoe mooi is het dan deze ontwikkeling ook participatief aan te gaan. Zodat je binnen leert wat je buiten te doen hebt. Door samen die verandering vorm te geven en te leren de moeite aan te gaan.

Volgens ons dus de moeite en het gestoei dubbel en dwars waard.

 

[1] De participatieladder van Sherry Arnstein