Een woningcorporatie met hart voor haar huurders en een belangrijke maatschappelijke rol. Dunavie verwacht in de komende jaren een flinke groei in haar huuraanbod. Het team Finance bereidt zich hier, onder leiding van Jurgen de Ruiter van Trevian, goed op voor. Dunavie slaagt er met het huidige team amper in om de processen goed bij te houden. Er wordt dan ook een sterke werkdruk ervaren. Daarnaast wil de organisatie de komende jaren met 15% groeien. Ze wil dan ook onderzoeken waar het verbeterpotentieel zit binnen alle financiële processen. Én waar de hoge werkdruk vandaan komt. PRCS hielp, in samenwerking met Trevian. Via een quickscan werden alle financiële processen doorgelicht, een voorstel voor toekomstbestendige nieuwe inrichting opgezet en de werkdrukbeleving onderzocht.
Een prettig thuis
Dunavie is een woningcorporatie binnen de gemeente Katwijk. Zij biedt een prettig thuis aan de mensen die zelf niet of moeilijk in hun huisvesting kunnen voorzien. Met meer dan 8250 woongelegenheden maken ze het verschil voor de inwoners van de gemeente Katwijk. Ze hebben dan ook een belangrijke rol in de samenleving.
Groei ambitie voor Team Finance
Team Finance is binnen de Dunavie verantwoordelijk voor onder andere debiteuren- en crediteurenadministratie, grootboek, huuradministratie, salarisadministratie en inkoop. Jurgen de Ruiter, partner bij Trevian, is manager bedrijfsvoering en control (ai) voor Dunavie. Hij heeft veel ervaring met de financiële bedrijfsvoering van woningcorporaties.
Dunavie verwacht komende jaren te groeien van 8.500 huurwoningen naar 10.000 huurwoningen. Binnen het Team Finance zijn geen grote achterstanden. Het lukt met de huidige bezetting echter amper om de processen iedere maand af te ronden. Er wordt een sterke werkdruk ervaren en er is weinig beweegruimte.
PRCS voerde een quickscan uit op alle financiële processen. Van de maandelijkse automatische incasso, afrekening servicekosten tot aan huurachterstanden. Via interviews met medewerkers en management, én op de werkvloer stap voor stap meekijken met de verschillende processen.
Ruimte voor de verwachte groei
Het resultaat? Met de uitkomsten kan Dunavie een besparing van 25% op de huidige bezetting realiseren en de verwachte groei goed opvangen. Uit de quickscan bleek dat er een significante besparing van 2 fte te behalen is, op een totaal van 8 fte. Ook werd duidelijk waar de beleving van de hoge werkdruk vandaan kwam. Het team was in een storm terechtgekomen door het vertrek van een aantal collega’s, herverdeling van verantwoordelijkheden en werkzaamheden, en een hoog kennisverloop. Bijna alle teamleden zaten hierdoor “nieuw” in hun rol. Deze fase vraagt om ander leiderschap, crisisleiderschap, een leider die het team door de storm kan trekken.
Met de inzichten heeft Dunavie goede handvatten gekregen met betrekking tot werkverdeling, managementinformatie en aansturing. Om zo het team naar rustiger vaarwater te loodsen.
Roel Kock
Mehmet Katranci
nog zo’n case
