“Implementeren is meer dan techniek.”
Bij een Implementatie wordt snel gedacht aan een ICT-feestje. In werkelijkheid is het tegendeel waar. Natuurlijk is ICT cruciaal, maar succesvolle implementatie vraagt om meer dan alleen techniek. Begin 2024 werd PRCS door gemeente Hardenberg gevraagd een bestaande projectleidersrol over te nemen in de technische uitrol van verplichtingenadministratie, vanwege het vertrek van de projectleider. Op het eerste gezicht leek het een overzichtelijk opdracht: het fundament was gelegd, de trein reed al. Maar juist daarin lag de uitdaging. Hoe neem je de rol over van een gewaardeerde projectleider, iemand die vertrouwd is binnen de organisatie en al veel heeft bereikt? Hoe win je als nieuwkomer het vertrouwen van de organisatie én het projectteam?
Adopteren, meeveren en gezamenlijke doelen stellen
De kaders en doelen lagen vast, maar de organisatie hield nog enige afstand. Gemeente Hardenberg had een heldere opdracht: vóór de zomer van 2024 moest de technische uitrol zijn afgerond – en het was inmiddels eind maart. Er was werk aan de winkel. Maar technische realisatie lukt alleen als je de mensen meeneemt. Dat betekende informeren, meedenken, luisteren, bijsturen – en vervolgen samen de stap vooruitzetten.
Rust en aandacht voor het team én organisatie
In een lopend traject is het bewaken van rust essentieel. Het is belangrijk om bestaande processen niet te verstoren en tegelijkertijd aandacht te hebben voor het team. Dat begint met serieus luisteren naar adviezen, verschillen van inzichten en signalen, en het gezamenlijk stellen van realistische doelen.
Ook de bredere organisatie heeft begeleiding nodig, zeker bij veranderingen in werkwijze – iets wat vrijwel altijd spanning oproept. Wij hebben gesprekken gevoerd met verschillende domeinen: wat vinden jullie belangrijk? Wat mogen jullie verwachten? Die verwachtingen zijn vervolgens helder uitgesproken: wat is al geregeld en waaraan werken we nog?
Plannen met oog voor de mensen
Wat verstaan we onder “menselijk plannen”? Niet alleen het opstellen van een chronologisch overzicht met acties, maar plannen met oog voor de context: de mensen – met een diversiteit aan waardevolle geluiden, de technische complexiteit, en het tempo van de organisatie.
Daarom is gekozen voor een gefaseerde en adaptieve aanpak. Geen “Big Bang”-uitrol, maar een stapsgewijze benadering per domein, ondersteund met demo’s en kennissessies. Elke fase werd geëvalueerd, zodat er steeds geleerd en bijgestuurd kon worden voor de volgende stap.
Van uitrol naar samenwerken
Dankzij de gezamenlijke inzet van team en organisatie is het gelukt om binnen vier maanden de technische uitrol van de verplichtingenadministratie te realiseren. Daarmee was de klus nog niet klaar. De afronding vroeg om zorgvuldige nazorg: losse eindjes wegwerken, maar ook aandacht houden voor de organisatie.
In december 2024 volgende een grondige evaluatie. Wat werkte goed? Wat kon beter? Uit de evaluatie bleek waardering voor de manier waarop demo’s en kennissessies waren georganiseerd – die werden dan ook goed bezocht.
Tegelijkertijd waren er ook verbeterpunten. De techniek werkt, maar het gebruik bleef hierin achter, het is nog niet vanzelfsprekend. De redenen daarvoor zijn in kaart gebracht, en op basis daarvan zijn gerichte aanbevelingen gedaan. In februari 2025 heeft de gemeente de aanbevelingen omarmt. In 2025 gaan we samen met de organisatie verder bouwen aan het gebruik van de verplichtingenadministratie én daarnaast wordt aansluiting gezocht met het gehele ketenproces “van Bestellen tot Betalen” – 2025 wordt het jaar “leren met en van elkaar”.
Kit-Yu Lo