Change overload

Wij horen er steeds vaker over, in de organisaties waar we al dan niet digitaal rondlopen. Iedereen worstelt. Iedereen heeft (te) veel op het bord. En het gevoel dat het nooit af is. Nooit meer overzichtelijk, behapbaar. Recent onderzoek van Gallup legde pre-Corona) bloot hoe tweederde van de ondervraagde medewerkers burn-outverschijnselen tegenkomen in hun werk. En millennials – toch de meest fitte generatie, zou je mogen verwachten – voelen zich nog vaker dan oudere medewerkers uitgeblust en opgebrand (28% versus 21%). Misschien ervaren ze nog meer druk om te presteren, misschien vallen ze nog meer ten prooi aan de ‘fear of missing out’ (FOMO), wat de oorzaken ook zijn: meer balans is welkom! Voor iedereen. Post-Corona cijfers hebben we niet, maar het zal niet verbazen als ook nu jongere generaties misschien nog wel meer zijn ontregeld en geraakt.

De meest recente Arbobalans (TNO, 2020) laat zien hoe in Nederland na 10 jaar gestage opmars burn-outklachten nu lijken te stabiliseren, op 17% van de werknemers. En vermeldt dat in vervolgonderzoek eenderde van deze klachten kon worden verklaard, door:

• een stijging van de emotionele belasting in het werk;
• onvrede met het salaris, en;
• de toename van het langdurig (6 uur of meer) met een beeldscherm werken.

Het thuiswerkcircus dat door Corona in afgelopen jaar tot stand is gekomen kan zeker op twee van deze factoren flink gaan toevoegen.

Hoe dan ook: meer balans is over de hele linie nodig. Maar die gaan we niet vinden in minder verandering, vermoeden wij. Want..

 

Change is here to stay.

Balans zullen we meer moeten gaan vinden in hoe we werken, in hoe we (durven) kiezen, en in hoe we elkaar daarin de ruimte gunnen, en soms ook kunnen ondersteunen.

Wij zullen hier niet veinzen de pasklare oplossingen te hebben voor dit ‘wicked problem’. Wel delen wij graag vijf praktische voornemens die we ons zelf regelmatig ter harte nemen, voor iedereen die kampt met drukte en veranderstress. Voornemens die prima passen in deze unieke thuiswerktijd.

1. Werk aan je fysieke, mentale en sociale fitheid

Langdurig op niveau functioneren kan alleen in een fit lijf. En met een fris hoofd. Zorg dat je beweegt. Let op je voeding. Neem je rust. Vind momenten van ontspanning. Maak plezier. Laat af en toe je gedachten de vrije loop. En investeer in de kwaliteit van je relaties met anderen. Heb aandacht voor hen, dan hebben zij aandacht voor jou.

2. Zie veranderen als je werk

Accepteer dat veranderen je tweede beroep is geworden. Je hiertegen verzetten, is zonde van je energie. Houd zicht op waar het naartoe gaat, zodat je bij blijft, niet verrast wordt, en mee ontwikkelt met je vak, je team, je organisatie. En leer het ongemak verdragen van het voortdurend in verandering zijn; het hoort erbij, in moderne organisaties.

3. Volg je kompas

Vind je eigen hogere doel. Krijg zicht op je persoonlijke ambities. En bezie hoe deze passen in jouw organisatie, ook op de langere termijn. Vind wegen om je te manoeuvreren in de rollen die je passen en blijven uitdagen, werk aan doelen waar je in gelooft. En durf te kiezen voor groenere weilanden elders, mocht de context of het hernieuwde perspectief je niet meer passen.

4. Smeer je dik

Doe niet alles, om maar niks te missen. Velen van ons smeren zich veel te dun uit over talloze taken en vragen. Zonder ook maar ergens in te excelleren, of op te vallen. Durf te prioriteren, choose your battles. Kies de duurloop, niet alleen de sprints; richt je op waar je sterkten en ambities het meest tot hun recht komen en waar je ook op termijn de meeste energie en gedrevenheid bij voelt.

5. Leer begrenzen

Zeg je ja op alles, dan zeg je nee tegen jezelf. Wees assertief, onderhandel. Durf eerlijk te zijn over waar je voor wilt gaan, versus waar je energie en je enthousiasme weg lekken. Zeg nee, door gemotiveerd aan te geven waar je ja tegen zegt. En beloof altijd net iets minder dan je denkt waar te kunnen maken; de wereld regelt altijd wel een onverwachte afleiding tussendoor.

 

De rol voor leiders van morgen

Deze voornemens kan iedere professional meenemen in het werk. Maar juist ook de leiders. Want leiders hebben het echt niet minder druk. Ook zij kampen met veranderdruk, verplichtingengedoe en smartphonestress.

Met wel één groot verschil.

Leiders genieten meer invloed en zeggenschap. Hebben meer het gevoel dat ze met hun handelen invloed kunnen hebben op de te bepalen koers. Autonomie. En dat scheelt een boel, zo weten we uit allerlei onderzoek. Hoe meer gepercipieerde regelmogelijkheden, hoe sterker we staan. Maar ja, dit wel komt met een prijs. En die prijs is de gevoelde verantwoordelijkheid voor anderen. En die weegt nogal. Daar zijn medewerkers doorgaans minder bewust van, als ze mijmeren over alle tekortkomingen van hun baas.

Hoe dan ook, leiders voelen én hebben die extra verantwoordelijkheid. Om medewerkers optimaal te laten functioneren, bloeien, en… te helpen veranderen. En ze duurzaam inzetbaar en succesvol te laten zijn binnen de organisatie. Terwijl tegelijkertijd de onophoudelijke lokroep klinkt van het korte termijn resultaat. En natuurlijk het eigen management, dat ook van alles wil. Soms de druk nog opvoert. Sneller, efficiënter, innovatiever, en natuurlijk meer ‘agile’. En zo volgen reorganisatie, transformatie, transitie, continue verbetering…

Change overload

Hoe kan die drukke leider de ‘change overload’ bij medewerkers beter hanteerbaar helpen maken? Wat zijn bruikbare, praktische overwegingen om mee te geven aan leiders van morgen, in hun interacties met medewerkers? Hieronder een paar ervaringstips, suggesties die wij zien werken in onze praktijk.

1. Luister

Oprechte aandacht is een veelal onuitgesproken, maar universele wens. Die door chronisch tijdgebrek fors onder druk staat. Als we al tijd maken, hebben we toch vaak vijf andere acties tegelijkertijd in ons hoofd.

Niet doen. Kies voor focus. Kies voor onverdeelde aandacht. Ook digitaal.

Zet die telefoon uit. Luister om te voelen en doorgronden wat de ander werkelijk beweegt. Maak geen haast met jouw goed bedoelde vragen; laat de ander de Teams-bila maar eens sturen, het hele verhaal doen. Je zal merken: dat duurt uiteindelijk niks langer. En de relatie wordt er hechter door. Wat direct bijdraagt aan balans en ontspanning bij de ander.

2. Help kiezen

Besef dat de ander druk is, misschien al overladen. Help zicht krijgen op knelpunten, hulpbronnen, opties en keuzen. Breng samen ontwikkelwensen en prioriteiten in kaart, spreek criteria door waarlangs de ander tot eigen keuzen kan komen. En voeg stelselmatig één criterium toe in het keuzeproces: leidt dit tot wat duurzaam houdbaar is? Laat daarmee lange termijn presteren volop meewegen in het denken, beslissen en organiseren. En confronteer dun-smeer-gedrag: laat alles-willen-doen geen optie zijn.

3. Benut ‘implementation stories’

Help nadenken over persoonlijke ambities, een eigen hoger doel. Leg verbinding met de huidige activiteiten. Markeer en waardeer de al gemaakte progressie. En wees realistisch over nog te maken stappen, in het licht van altijd concurrerende ambities, al dan niet vrijwillig geadopteerde wensen van relevante anderen en de onvermijdelijke ‘daily hassles’ in ons thuiswerkkantoor. Help gewenste resultaten levendig visualiseren én laat de ander zich in de eigen gedachten op kritieke momenten voorbereiden; laat een paar alternatieve aanpakken bedenken. Door terugval en tegenslag bewust voor te bereiden, help je de kans op succes aanmerkelijk vergroten.

4. Vergroot de regelruimte

Geef meer ruimte om zelf te beslissen. Ervaren van autonomie geeft een gevoel van eigenaarschap en zelfbeschikking die sterk wapent tegen veranderstress. Vind de ruimte op meerdere vlakken:

• in het mede formuleren van wat het doel precies is (taak);
• in het plannen en organiseren van de momenten dat de medewerker de activiteiten uitvoert (tijd);
• in het kiezen van werkwijzen, methoden en hulpmiddelen die de medewerker daarbij gebruikt (techniek);
• in de deadlines die je samen afspreekt (tempo), en;
• in het samen bepalen van de samenwerking die de medewerker daarbij voor ogen heeft (team).

5. Maak het veilig

Werk aan de ervaren psychologische veiligheid in het hele team. Investeer daartoe in de kwaliteit van de onderlinge relaties. Neutraliseer status- en dominantieverschillen door de spreektijd min of meer gelijk te verdelen en iedereen actief aan bod te laten komen.

Deel en vraag door op persoonlijke ervaringen. Spreek open over fouten, vergissingen en misverstanden, en toon ook je eigen feilbaarheid. Stel je open. Wees benaderbaar. Ga geen onderwerp bewust uit de weg. En bespreek de zon-, én schaduwzijden van het veranderen, en ook de vele inspanningen die dit vergt. Liever de beleving op tafel, dan onvrede of gedoe dat ondergronds gaat. Meer veiligheid draagt bij aan minder veranderstress.

Meer informatie en nieuwsgierig over dit onderwerp? Ga in gesprek met Arjan Lautenbach