Echter als de keuze voor meer zelfsturing gemaakt is, zien we in de praktijk dat de invoering vaak mislukt. De overgang naar zelfsturing vraagt veel van alle betrokkenen. Van de medewerkers in het team worden ineens leiderschaps- en managementvaardigheden verwacht. Denk aan het stellen van doelen, planning en voortgang bespreken, besluiten nemen en financiële rapportages. Maar ook samenwerking, persoonlijke ontwikkeling en onderlinge communicatie. En wat gebeurt er met de voormalige leidinggevenden? Organisaties lopen bij het invoeren van zelfsturende teams tegen zoveel onzekerheden aan, dat ze er soms liever maar mee stoppen. Dat vinden wij erg jammer. Want er is een bewezen manier om effectief met onzekerheden om te gaan en wel uitdagende doelstellingen te realiseren; de Verbeter-kata.

De Verbeter-kata

De Verbeter-kata is een wetenschappelijk bewezen effectieve aanpak in het realiseren van uitdagingen. De Verbeter-Kata kent zijn oorsprong, net als Lean, in de cultuur van continu verbeteren van Toyota. Waar lean zich vooral richt op het optimaliseren van processen, richt de Verbeter-Kata zich op het creëren van een cultuur van continu verbeteren. Toepassing van de Verbeter-kata stelt teams in staat:

• Uitdagende doelstellingen te realiseren;
• Om te gaan kunnen gaan met complexiteit, onzekerheden en verandering;
• Om te leren en continue te verbeteren

Kata is een ander woord voor routine. Wij houden het graag eenvoudig, dus spreken wij over de Verbeter-Routine. Het mooie is dat iedereen zich de Verbeter- Routine eigen kan maken. Door iedere dag een beetje te oefenen

De Verbeter-Routine bestaat uit 4 stappen:

1. Formuleer een uitdagende doelstelling
   De eerste stap is het formuleren van de uitdaging. Een uitdagende doelstelling of een visie wordt vaak in abstracte termen weergegeven. Verhogen van de veiligheid. Invoering Zelfsturing. Verbeteren klanttevredenheid. Dit geeft goed de richting van de verandering aan. Maar pas door deze uitdaging verder te concretiseren wordt het voor alle betrokkenen helder wat er qua gedrag van eenieder verwacht wordt.
2. Analyse huidige situatie
   Net als bij het plannen van een reis, is het weten van het startpunt net zo essentieel al het weten van de eindbestemming. Daarom is stap 2 van de Verbeter-Kata een gedegen analyse van de huidige situatie. Waar staan we nu ten opzichte van onze uitdaging? Hoe gemotiveerd zijn alle betrokken? Is er weerstand? We brengen in kaart aan welke knoppen we kunnen draaien; de indicatoren van de verandering. Pas wanneer je begrijpt waar je staat en wat mensen beweegt kun je beginnen met de reis.
3. Bepalen eerste haalbare doel
   De Verbeter-Routine werkt met korte-termijn doelen, geen mijlpalen-planning of uitgebreid plan van aanpak. De route wordt gaandeweg bepaal. Elke keer wordt de afweging gemaakt welk tussendoel haalbaar is binnen 1 tot 2 weken. Want veranderen is maatwerk en mensenwerk. Behalve het bepalen van het eerste haalbare doel wordt ook gekeken naar wat nog in de weg staat om dit te bereiken. Welke onzekerheden zijn er? Welke obstakels zien we? Waarom hebben we dit doel nog niet bereikt? Wat houdt ons tegen?
4. Experimenteren en reflecteren
   De laatste stap is de stap van het doen. Doen maakt je doelen werkelijkheid. Ook hier werkt de Verbeter-routine met kleine stappen. Niet een hele lijst met acties, maar steeds de focus op 1 actie. Want de kracht van de verbeter-routine zit in het leren van je acties. Door de acties te benoemen, aan te geven wat je ervan verwacht en dat te toetsen aan het werkelijke resultaat. En met die leerervaring in je achterhoofd bepaal je weer de volgende actie.

Succesvolle invoering zelfsturing met de Verbeter-Routine

Voor sommigen wellicht teleurstellend om te lezen, maar de Verbeter-Routine is geen kant en klare aanpak voor de invoering van zelfsturing. Het geeft niet aan wat je juist wel of juist niet moet doen. Het is wel een methode die bewezen effectief is om uitdaging te realiseren in kleine stappen en flexibel om te kunnen gaan met de onzekerheden en obstakels die je op je pad tegen komt. Maar wellicht nog een veel interessanter resultaat is dat het toepassen van de Verbeter-Routine bijdraagt aan:

• Het ontwikkelen van een verbetercultuur/ lerende organisatie;
• Hogere effectiviteit van teams en medewerkers;
• Hogere betrokkenheid bij het werk en bij elkaar;
• Meer focus op wat belangrijk is;
• Meer werkplezier en minder werkstress.

Invoering van zelfsturing is typisch een uitdaging waarvoor de Verbeter-Routine voor ingezet kan worden. Dat is vooral een kwestie van zelf doen en zelf ervaren. Daarnaast is het altijd verstandig om ook van andermans ervaringen te leren. Want in de praktijk blijkt dat er een aantal praktische randvoorwaarden zijn wil zelfsturing slagen. En wellicht herkent u bij het lezen hiervan de toegevoegde waarde van de Verbeter-Routine.

Randvoorwaarden invoering zelfsturing

Zorg dat iedereen wil

“De directie en management besluiten tot de invoering van zelfsturende teams”. Dit past in een historie waarin besluiten hiërarchisch werden genomen. Het past alleen niet binnen het gedachtegoed rondom zelfsturende teams. Zorg dat iedereen mee wil werken aan het slagen van meer zelfsturing. Oftewel, zorg voor draagvlak. Het lukt als iedereen zelf eigen verantwoordelijkheid wil nemen.

Stel heldere kaders en doelen

“Binnen de perken zijn de mogelijkheden even onbeperkt als daarbuiten”. Zelfsturende teams hebben behoefte aan heldere kaders en doelen. Geef aan wanneer het team succesvol is. Wat zijn de belangrijkste waarden en prestatie indicatoren? Wat is de richting en welke doelen moet het team halen? Pas als de kaders helder zijn, kan het team zelf de ruimte invullen.

Bespreek verwachtingen

Een heldere visie en duidelijke doelstellingen geven de juiste richting aan. Maar bespreek ook wat je van elkaar verwacht. De taken, rollen en verantwoordelijkheden verschuiven. Wie neemt eigenaarschap waarvoor? Wat blijft bij je taken horen, wat vervalt en wat komt erbij? Bespreek dit met elkaar en voorkom dat dingen blijven liggen of dat mensen elkaar in de weg lopen.

Neem de tijd

De meeste teams en voormalig leidinggevenden hebben tijd nodig om zelfsturend te worden. Uiteraard verschilt het per team, maar neem als uitgangspunt een periode van een half jaar tot een jaar. Het invoeren van zelfsturing is een uitdaging waarvoor geen concreet stappenplan bestaat. Bespreek regelmatig met het team en de omgeving wat goed gaat en waarover nog onzekerheden zijn.

Begin klein

Voor het invoeren van zelfsturende teams is zoals eerder gezegd geen vastomlijnd stappenplan. Het is geen knop die je aan of uit kunt zetten. Het is een kwestie van experimenteren. Leren door te doen. Begin klein met bijvoorbeeld één team.

Kleine stappen, grote impact! 

Reflecteer

Het is essentieel om te blijven bespreken hoe het gaat. Zorg voor frequente momenten van reflectie. Reflecteren is een krachtige manier om het effect van het veranderproces te vergroten. Door als team bewust te reflecteren op wat goed gaat en wat nog niet, vergroot je de verantwoordelijkheid en het eigenaarschap binnen het team.

Hou vol!

Onderschat niet de impact van de veranderingen die horen bij de overgang naar zelfsturende teams. Zowel voor het team als het (voormalig) management is het nieuw en wennen. Zorg voor goede begeleiding. Gerichte coaching bijvoorbeeld biedt houvast en versnelt de ontwikkeling.

 

Meer informatie over (invoering van) de Verbeter-Routine en Kata? Neem contact op met Yvonne.