Hoe krijg je als zorgorganisatie het gehele zorgadministratieve proces nog beter onder controle? En werk je tegelijk nog ketengerichter samen tussen al de verschillende organisatieonderdelen? Dat was de ambitie die Koninklijke Visio had. PRCS hielp met de zoektocht naar passende herinrichting, procesoptimalisatie en verdere professionalisering van de keten.
Stichting Koninklijke Visio ondersteunt mensen met een visuele beperking bij het leven van een zo zelfstandig mogelijk bestaan, samen met de mensen om hen heen. Visio biedt informatie en advies, maar ook verschillende vormen van onderzoek, begeleiding, revalidatie, onderwijs en wonen & dagbesteding. Deze diensten zijn er voor mensen die slechtziend of blind zijn, ook als zij daarnaast een verstandelijke, lichamelijke of andere zintuiglijke beperking hebben. Persoonlijk en professioneel betrokkenen kunnen ook bij Visio terecht voor informatie en deskundigheidsbevordering. Deze variatie aan diensten maakt dat de organisatie te maken heeft met meerdere financieringsstromen en mede daardoor met veel verschillende opdrachtgevers.
De organisatie is ingericht in meerdere domeinen (het primaire proces) en ondersteunende diensten. Delen van de zorgadministratieve keten zijn decentraal belegd en delen centraal. De RvB heeft PRCS gevraagd de positionering en inrichting van de functies zorgcontractering, zorgbemiddeling en zorgregistratie te onderzoeken voor de gehele organisatie. Naast de herpositioneringsvraag is dit moment eveneens benut om te onderzoeken wat de verbeter- en professionaliseringsmogelijkheden zijn voor het gehele zorgadministratieproces van zorgcontract naar zorgcontrol. De wens is er om de financieringsstromen in de keten beter te beheersen en te kunnen monitoren. Door de processen meer te harmoniseren, over ‘schotten’ heen met één duidelijke ingang voor cliënten. Zodanig dat ‘er volledig vertrouwen is dat het goed gaat ’ met de administratie en declaratie van de geleverde zorg als het gaat om juistheid, tijdigheid, volledigheid, rechtmatigheid en kwaliteit hiervan blijvend bestaat.
PRCS heeft een intensief traject gezamenlijk met ruim 50 medewerkers doorlopen. Samen de huidige manier van werken, organiseren en sturen en samenwerken onder de lopen genomen. Op basis van meerdere intensieve sessies met direct betrokkenen zijn we gekomen tot een analyse en advies over de best passende positionering binnen Visio (aansturing) en een advies op welke wijze de zorgadministratieve keten moet het worden ingericht (werkprocessen, functies e.d.) en uitgevoerd (samenwerking met andere afdelingen, etc). Het advies is voorgelegd aan de OR en na positief advies door de RvB vastgesteld.
Om de organisatie zoveel mogelijk al in haar nieuwe manier van werken en (waar mogelijk) al in hun nieuwe rol te betrekken, is ervoor gekozen om voor de relevante keten-onderwerpen een ‘kwartiermaker’ te betrekken (zorgcontractering, zorgadministratie, aansluiting financiële administratie, aansluiting control, HR en COR aspecten). Samen hebben ze onder begeleiding van PRCS de adviezen verder uitgewerkt en geïmplementeerd. De nieuwe afdeling zorgadministratie is ingericht en onder de enthousiaste regie van de nieuwe afdelingsmanager pakt de afdeling de verdere professionalisering van de keten zelfstandig op. De grote betrokkenheid van een grote afvaardiging van de medewerkers uit de nieuwe afdeling bij de analyse en het advies maken dat de implementatie en verdere professionalisering direct stevig wordt opgepakt. Een resultaat om trots op te zijn!
Remco Griep
nog zo’n case
