De gemeente Katwijk werkt hard aan het realtime beschikbaar krijgen van haar budgettaire- en personeelsinformatie. Voor een half jaar terug was deze niet altijd goed beschikbaar of bijgewerkt. Samen met PRCS is de gemeente het project Basis op Orde gestart. De adviseurs van Financiën en HR en management hebben gezamenlijk de werkprocessen en -afspraken “van verplichtingen tot betalingen” en “personeelskosten” slimmer en eenvoudiger ingericht. Daarnaast werken de financieel- en HR-adviseurs aan een dashboard via Power BI dat realtime inzicht geeft in de stand van zaken rond budgetten, investeringen en personeelskosten. PRCS, Herrie Geuzendam, begeleidt dit project met een integraal agile portfoliomanagement. Vanuit de integrale Stip 2023 op de Horizon wordt gewerkt aan samenhangende resultaten op de terreinen van kaders en samenwerking, werkprocessen en systemen.
Waar werkt Katwijk naar toe?
De interne dienstverlening richting management en medewerkers wordt langs eenzelfde principe als de externe dienstverlening ingericht. Het principe van “click-call-face”. Dit houdt in dat het management straks zelf gemakkelijk bij de juiste informatie kan. In eerste instantie via een toegankelijk en compleet online platform Power BI. Komt men er niet uit? Dan bellen ze de financieel of HR-adviseur. Soms is een gesprek nodig, omdat de vraag specifiekere aandacht behoeft. Met deze informatie kunnen ze op elk moment zien hoe zijn/haar cluster of unit ervoor staat. Beter het werk sturen en gemakkelijk verantwoording afleggen. Daarnaast heeft de manager maandelijks een gesprek met de financieel- en HR-adviseur. Ze doen dat met een vaste agenda waarbij ze ingaan op budgetuitputting, formatieverloop en B&W-voorstellen waarop financieel en/of HR-advies noodzakelijk is.
Hoe pakt Katwijk dat aan?
Voor het helemaal zover is, moet ze nog het één en ander op orde krijgen. Samen met het management werkt men aan begrijpelijke dashboards van financiële- en personele informatie. In eerste instantie aan de hand van proefdashboards. Ook worden de werkafspraken rond budgettering, inkoop, inhuur en aanname personeel vereenvoudigd weergegeven en besproken zodat iedereen ze ook kan nakomen. Afgelopen maanden is zo de betrouwbaarheid van de financiële- en personele informatieverstrekking getest. Mogelijke verbeteringen zijn geïnventariseerd om zo in het tweede kwartaal met deze verbeteringen de nieuwe dashboards definitief te maken.
Ook zijn de werkprocessen “van Verplichtingen tot Betalingen”, “Personeelskosten” en “Tijdregistratie” tegen het licht gehouden hoe deze efficiënter kunnen worden uitgevoerd . Het doel daarbij is ook om tot goede werkafspraken te komen. Ook een heldere rol- en taakverdeling is een opgave. Dit doen ze door goed in gesprek te blijven met clusters en de units om zo goed te horen wat zij nodig hebben.
Een portie ouderwetse discipline en elkaar aan te spreken helpt
Alles staat of valt bij het naleven van de werkafspraken. Discipline hierin is noodzakelijk en men zal elkaar daarop moeten aanspreken. Het is bijvoorbeeld nodig dat verplichtingen richting externe partijen tijdig worden aangemaakt. Dit geldt ook voor tijdschrijven, inplannen van medewerkers voor projecten en plannen van investeringen. Men zal gezamenlijk meer de inhoud en financiën met elkaar moeten verbinden. Daarom gaan ze de werkafspraken waar mogelijk eenvoudiger maken, instructies begrijpelijker en (nieuw) management en budgethouders opleiden.
Betrouwbare informatie is de combi van dialoog en systemen
Katwijk heeft de afgelopen maanden ervaren dat betrouwbare informatie hebben op onder andere het terrein van financiën en personeel, een kwestie is van samenwerken en goed ingerichte systemen. Samenwerking van management en medewerkers die hun eigen verantwoordelijkheid en rol kennen en pakken. Systemen die met onderliggende werkprocessen en datagoed ingericht en gevoed worden. Alertheid en regie op deze beide aspecten is essentieel om betrouwbare informatie naar de toekomst te borgen. Bij de overdracht en afronding van de opdracht is dit voor Katwijk en PRCS cruciaal.
Herrie Geuzendam
Mehmet Katranci
nog zo’n case
