Binnen de Gemeente Helmond is het Sociaal Domein sterk in ontwikkeling. Na de eerste invoering van de Participatiewet ontstaat de vraag waar ruimte voor verdere doorontwikkeling van de organisatie hiervan is. Vooral ook bij de administratieve en ondersteunende taken. Met de organisatie en de betrokken teams zijn wij op onderzoek gegaan naar verdere optimalisatie- en integratiemogelijkheden zodat Helmond een doelmatige gemeente blijft. Het resultaat? Een daling van een gemiddelde doorlooptijd van 17 werkdagen naar minder dan 3 werkdagen!
De afgelopen jaren is het gemeentelijk sociaal domein met de komst van de participatiewet sterk in ontwikkeling. De uitvoering van de Jeugdwet, Wmo en bijzondere bijstand en schuldhulpverlening zijn bij de gemeente Helmond binnen het Sociaal domein georganiseerd. Binnen het team BMS worden in Helmond de taken van Bijzondere Bijstand en Minimaregelingen (BBM) en Schulddienstverlening (SDV) uitgevoerd. PRCS is gevraagd om een foto van de huidige situatie te maken van dit team en de inrichting nader te onderzoeken naar efficiency kansen en verdere integratie met de overige ondersteunende taken binnen het sociaal domein. Inzicht krijgen in de huidige werkwijze, werkverdeling en aansluiting op aangrenzende werkzaamheden. In beeld brengen waar verbeterruimte en verdere integratiemogelijkheid zit. En welke organisatie, werkwijze en bezetting hierbij wenselijk is.
De efficiencyscan bestond uit vier stappen. Desk- en data-onderzoek, foto van de huidig organisatie (deep dive van processen op de werkvloer), analyse van de processen (en data analyse) en als laatste een proces- en organisatieadvies. De verbetervoorstellen zijn na de efficiencyscan samen met PRCS in een pilot getest en daarna doorgevoerd in het gehele team.
Het belangrijkste resultaat is de daling van een gemiddelde doorlooptijd van een aanvraag voor bijzondere bijstand van 17 werkdagen naar minder dan 3 werkdagen. Een resultaat dat voor de aanvrager van bijzondere bijstand veel betekent. Naast dit primaire resultaat zijn er mooie resultaten geboekt in kostenverlaging en ‘in control’ komen van het proces. Een mooi resultaat voor een efficiencyscan van 2 weken.
Roel Kock
nog zo’n case
