Provincie Friesland

Achtergrond en aanleiding
De omgeving en de opgaven die op de provincie afkomen en de eisen die daarmee worden gesteld veranderen in hoog tempo. De uitkomsten van de diverse onderzoeken die de provincie uitvoerde bevestigde dit beeld en lieten zien dat het noodzakelijk is om de organisatie verder te ontwikkelen. Voor de uitwerking van deze opdracht is gekozen voor een participatief traject en zijn meerdere sessies met medewerkers gehouden. Het geluid is opgehaald op zowel organisatie en structuur als op cultuur, samenspel en gedrag. Ook deze sessies bevestigden het beeld dat het nodig is de organisatie aan te passen, en ook om tot een continue dialoog te komen over de manier waarop we onze opgaven samen en met de mienskip vorm en inhoud geven.

Samengevat was verbetering gewenst op: helderheid en eenvoud in structuur en werkwijzen, daadkracht in het behalen van resultaten, samenwerking, leiderschap, bestuurlijke sensitiviteit en processen.

Onze opdracht
In het organisatieplan 2023- 2027 van de provincie Fryslân staat het volgende doel. We willen de goede dingen in de organisatie waarderen, behouden en nieuwe kansen benutten. We willen de inrichting en werkwijze in de organisatie zo vormen, dat een wendbare organisatie ontstaat met het vermogen om zich aan te passen aan de toekomstige opgaven en vragen vanuit de mienskip. Een organisatie waarin opgaven en veranderingen gerealiseerd worden, met een heldere structuur en processen, en ook met duidelijke rollen, taken en verantwoordelijkheden. Samengevat: een organisatie met energie, beweging, leiderschap, werkplezier en eigenaarschap, waarin we resultaatgericht, met plezier en in balans werken. Aan ons de vraag de Provincie (het centrale management team in de rol van kwartiermakers, het programmateam en de medewerkers) te ondersteunen en adviseren bij het doorontwikkelen van de hoofdstructuur (kantelen organisatie) en het uitwerken van de sturingsfilosofie, passend bij de vastgestelde uitgangspunten voor deze organisatie ontwikkeling.

Wat hebben we gedaan?
In een periode van 8 maanden hebben we het programmateam, de projecten en de kwartiermakers ondersteund en geadviseerd bij het verder vormgeven van de nieuwe organisatie. En al doende ook samengewerkt aan nieuw gedrag. Veranderen van A naar B via B.

In meerdere sessies hebben we in werkgroepen de taken en werkzaamheden van de ‘oude’ organisatie inzichtelijk gemaakt en daarna deze werkzaamheden gematcht met de nieuwe hoofdstructuur. Parallel hieraan hebben we met de kwartiermakers het besturingsmodel verder vormgegeven, wat hierna als basis diende voor het verder uitwerken van de nieuwe ‘domeinen’ binnen de organisatie. Met de organisatie en kwartiermakers zijn we gekomen tot inrichtingsvoorstellen voor verdere inrichting van de domeinen (onder meer verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden per team, knip in taken tussen teams), binnen de domeinen en organisatie-breed tussen de domeinen. Naast het besturingsmodel hebben we met de kwartiermakers en een ‘denktank’ het Opgaven Gestuurd werken en het organisatorisch samenspel tussen programma’s en de domeinen verder ontwikkeld en vormgegeven en het samenspel tussen beleid tot uitvoering versterkt als basis van het besturingsmodel.

De nieuwe organisatie is per 1 januari jl. geëffectueerd en de provincie Fryslân is als organisatie en bemensing klaar om in de toekomst haar taken nog beter uit te voeren.